Wie Prozessmanagement Unternehmen bei ihrer Digitalisierung helfen kann
Die allermeisten Unternehmen sind nicht als digitale Unternehmen gestartet und so ist es unstrittig, dass sie den Weg der Digitalen Transformation initiieren und umsetzen müssen, um zukünftig weiter erfolgreich zu sein.
Wer die Digitalisierung seiner Geschäftstätigkeit erreichen möchte, muss sich im Kern mit der Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse beschäftigen.
Geschäftsprozess
Ein Geschäftsprozess ist eine zeitlich-logische Abfolge von Aktivitäten. Das können verschiedene Aufgaben, aber auch Ausführungen und Arbeitsschritte sein. Die Geschäftsprozesse sind für das jeweilige Unternehmen und dessen Geschäftsziel von besonderer Bedeutung und erbringen gegenüber seinem Kunden eine definierte Leistung, also ein Produkt oder einen Service. Geschäftsprozesse kann man kurz auch einfach nur als Prozess bezeichnen.
Wer sich nun mit der Digitalisierung seiner Prozesse auseinandersetzen möchte, kann
diese Arbeit sehr gut als Projektarbeit gestalten.
Prozessmanagement
Beim Prozessmanagement verfolgt man die Optimierung von miteinander verbundenen Geschäftsprozessen. Im Fokus steht die Wertschöpfungskette, also "Wer macht was, wann, mit welchen Ressourcen?".
Ziel ist es vorliegende Informationen bestmöglich zu nutzen, um die Wertschöpfungskette effektiver zu gestalten. Auf diese Weise ist es nicht nur möglich, seine Prozesse zu digitalisieren, sondern vor allem auch schneller, kostengünstiger, kundenorientierter zu agieren.
Prozessmanagementprojekte
Prozessmanagementprojekte werden in der Regel in fünf Phasen unterteilt, die dann innerhalb eines oder mehrerer Teilprojekte nacheinander abgearbeitet werden. Es handelt sich um folgende 5 Phasen:
- Die Initialisierung
- Die IST-Analyse
- Die SOLL-Konzeption
- Die Umsetzung
- Die Steuerung.
Bei der ersten Phase, der Initialisierung, geht es um die Vorbereitung des Projektes. Welche Prozesse sind relevant und sollen bearbeitet werden und welche eben auch nicht. Wer leitet das Projekt, welchen zeitlichen Rahmen soll das Projekt bekommen und wieviel Budget wird zur Verfügung gestellt. Der Fokus liegt auf der Verbesserung der Prozesse.
Bei der IST-Analyse geht man dann einen Schritt weiter. Man erarbeitet die vorhandene Prozesslandschaft und visualisiert diese. So werden z.B. Verantwortlichkeiten, Datenquellen, übergreifende Abteilungen und z.B. automatisierte Teilprozesse systematisch und vollständig erfasst und dokumentiert. Der Detaillierungsgrad hängt hier sehr stark davon ab, wie am Ende die Umsetzung erfolgen soll.
Wir arbeiten für die Visualisierung hier z.B. mit Lucidchart, als webbasiertes Modellierungstool. Alternativ ist aber auch Visio von Microsoft als Diagrammmodellierungs- und Datenvisualisierungslösung für uns ein sehr gutes Tool.
Der nächste Schritt ist dann die SOLL-Konzeption. Hier werden zunächst mehrere Prozessvarianten entworfen und modelliert. Diese Varianten werden dann hinsichtlich Ihrer Umsetzungsmöglichkeiten und der Ziele beurteilt und eine Variante ausgewählt. Für einen solchen SOLL-Prozess wird eine Umsetzungsstrategie mit den erforderlichen Maßnahmen erarbeitet und am Ende die Implementierung eingeleitet. Wir arbeiten generell mit Flowcharts, lediglich dort, wo viele Akteure sind, ergänzen wir um Swimlane Diagramme.
Während diese ersten vier Phasen zur Prozessgestaltung gehören und zusammen bearbeitet werden, entkoppelt man tendenziell die nun folgenden letzten beiden Phasen. Während die ersten vier Phasen von wenigen Tagen bis zu einigen Wochen Zeit in Anspruch nehmen, ist die Umsetzung ein Prozess von Wochen und Monaten.
Geht es zum Beispiel bei der Umsetzung um die Einführung eines neuen ERP-Systems, verändern sich i. d. R. auch die Projektverantwortlichkeiten. Wir haben z.B. gerade das Prozessmapping für einen internationalen Konzern umgesetzt, der gesellschafts- und länderübergreifende Prozesse besitzt. Die Einführung des ERP-System sehen wir hier geeignet in den Händen eines spezialisierten ERP-Anbieters. Die Auswahl des Systems und die Vorkenntnisse im Unternehmen bestimmen in dieser Phase den zeitlichen und finanziellen Umfang der Arbeit.
Die Prozesssteuerung ist am Ende i. d. R. nicht mehr Bestandteil einer Projektarbeit, sondern muss viel mehr in die tägliche Arbeit eingebunden, kontrolliert und laufend verbessert werden. Diese Arbeit umfasst die längste Phase des Prozessmanagements mit einer Dauer von bis zu mehreren Jahren.
Vorteile
Wer seine Prozesse erst einmal visualisiert hat, wird sehr schnell einen Überblick und vor allem Verbesserungsideen entwickeln. Ressourcenverschwendungen werden durch die Darstellung sehr deutlich und so kann eine erste schrittweise Prozessoptimierung oft schon sehr leicht umgesetzt werden. Durch ein positives Arbeitsumfeld und erste Ergebnisse sind Mitarbeiter sehr schnell motiviert und entwickeln kreative und innovative Ansätze. Durch den gemeinsamen Informationsstand und das Aufzeigen von Optimierungspotenzialen entwickelt sich i. d. R. ein sehr dynamischer Prozess, der auch eine kontinuierliche Prozessverbesserung zur Folge haben kann.
Das Prozessmapping ist leicht zu verstehen und gibt eine übersichtliche Darstellung von Sach- und Strukturproblemen. Die Prozessoptimierung, die Entwicklung von Soll-Prozessen und die Standardisierung von Prozessen kann vereinfacht umgesetzt werden.
Die Mitarbeiterkompetenzen werden im Laufe eines solchen Prozesses gestärkt und die Kundenorientierung erhöht. Es bleibt am Ende mehr Zeit durch weniger Verschwendung und die Qualität und Produktivität erhöht sich. Die Mitarbeiter wachsen förmlich mit dem neuen Digitalisierungsprozess.
Mögliche Schwierigkeiten
Es ist, wie auch bei anderen Projekten, natürlich sehr schädlich, ein solches umfangreiches Vorhaben nicht ausreichend vorbereitet und seine Ziele nicht genau definiert zu haben. Die Zielsetzung kann zum Beispiel die konkrete Einführung einer neuen ERP-Software sein, die am Ende Prozesse transparenter und vor allem für die Mitarbeiter und das Unternehmen effektiver machen sollen. Kennen die Mitarbeiter diese Zielsetzung und stehen hinter dieser, sind sie auch bereit, Zeiten für das Projekt zur Verfügung zu stellen. Nur mit Ihrer Hilfe lassen sich die bestehenden Prozesse richtig erfassen und modellieren und am Ende für den Digitalisierungsprozess optimieren und vorbereiten.
Auch ist die Frage, ob die Qualität oder z. B. die Ablaufzeiten einzelner Prozesse verbessert werden sollen. So benötigt auch jeder einzelne Prozess ein Ziel, damit er am Ende gut umgesetzt werden kann.
Weitere Schwierigkeiten könnten sich durch die unzureichende Zuweisung von Verantwortlichkeiten, falsche Prioritäten, eine schlechte Verankerung des Projektes, fehlendes Interesse des Managements oder durch falsch ausgewählte Projektmanager ergeben.
Fazit
Wer sich auf die Reise der Digitalisierung seiner Prozesse begibt, geht einen großen Veränderungsschritt, dieser kostet Zeit und benötigt ausreichend Aufmerksamkeit. Während ein reguläres Projekt einem Sprint ähnelt, handelt es sich bei der Digitalisierung der Unternehmensprozesse mit Hilfe des Prozessmanagements eher um einen Marathon. Prozessmanagement hat kein Ende, bedarf auch anderer Methoden und ist ein andauernder Digitalisierungsprozess. Das Prozessmanagement sollte daher langfristig verankert werden und eine feste Funktion im Unternehmen bekommen. Wir bieten diese Leistung auch sehr gern für Ihr Unternehmen an und profitieren dabei von bereits erfolgreichen Umsetzungen.
Quellen:
Toolbox Prozessmanagement von Sascha Horatzek
Wikimedia Foundation Inc.
REFA AG
MINAUTICS GmbH