Virtuelles Projektmanagement

 

Der erneute harte Lockdown und die damit verbundene Arbeit aus dem Homeoffice machen auch die Leitung von Projekten schwieriger. Lars führt seit Anfang September als Projektmanager und Interim Manager Finance ein virtuelles Projektteam. Das Kernteam besteht aus 12 Mitarbeitern, sie sitzen in Norwegen, Dänemark und Deutschland. Hinzu kommen eine Hand voll Dienstleister (Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Notare) aus Holland, Großbritannien, Dänemark und Deutschland. Sowohl den Projekt-Kick-off als auch die wöchentlichen Status Meetings und das Steering Committee führen alle Projektmitglieder aufgrund der Coronasituation aber auch der räumlichen Verteilung ausschließlich digital in Microsoft Teams.

Ein Projekt in den aktuellen Wirren der Coronazeit erfolgreich umzusetzen, bedarf einiger wichtiger Gedanken vorab. Das aktuelle Jahr hat uns gezeigt, dass auch Projekte aus dem Homeoffice geführt und gemanagt werden können und natürlich sind virtuelle Projektteams auch nichts Neues. Um einen kleinen Einblick in diese Arbeit zu bekommen, haben wir die Besonderheiten einmal zusammengetragen.

 

Was ist ein Projekt?

Ein Projekt ist ein zielgerichtetes, einmaliges Vorhaben. Mit bestimmten, gesteuerten  Tätigkeiten will man im Rahmen von einer vorgegebenen Zeit, bestimmten Ressourcen u.a. Budgets und einer gewünschten vorab definierten Qualität, ein bestimmtes Ziel erreichen. 

 

Welche Projektmanagementmethoden gibt es?

Vor jeder Umsetzung eines Projektes ist die Frage zu klären, welche Projektmanagementmethode man einsetzen möchte. Neben klassischen Methoden gibt es agile und auch hybride Projektmanagementmethoden.

 

Klassisch

Eine typische klassische Projektmanagementmethode ist die Wasserfallmethode. Hier wird ein Projekt komplett zu Beginn geplant und dann schrittweise in vorgegebener Herangehensweise durchgeführt. Der Projektmanager benötigt vielseitige Kenntnisse und arbeitet sehr verantwortungsbewusst. Er plant die Aufgaben vorab sehr umfassend und sorgt dann für die phasenweise Bearbeitung, ist ein Schritt erledigt, kann der nächste angegangen werden. Meistens ist jeder Schritt zu vollenden, um den nächsten zu bearbeiten. Das Wasserfallmodell lässt wenig Spielraum zu und wirkt damit eher starr, kann aber bei kurzfristigeren Projekten, die einer strengen Zeit-, Budget- und Umfangvorgabe folgen, sehr wertvoll sein. Ein Projekt auf diese Weise zu steuern, benötigt keine großen Abstimmungen oder Kreativräume. Der Projektmanager hat bei einer guten Planung sehr gute Chance, sein Projekt erfolgreich auch remote durchzuführen.

 

Agil

Agile Projektmanagementmethode dagegen kommen aus der Softwareentwicklung und sind sehr viel flexibler. Sie eignen sich für große komplexe Projekte, deren Anforderungen wenig vorhersehbar sind und die hohe Risiken mit sich bringen können. Typische Methoden sind Scrum und Kanban. Agile Projektmanagement-Methoden basieren auf kurzen, direkten Kommunikationswegen, hier wird die Optimierung des Ergebnisses in den Vordergrund gestellt. Anstatt ein fertiges Gesamtergebnis zu liefern, mit dem am Ende die „Auftraggeber“ möglicherweise nicht zufrieden sind, ermöglicht agiles Projektmanagement regelmäßige Feedback-Prozesse und eine konstante Verbesserung des Ergebnisses – sogar noch während des Projektprozesses! Die Projektteams sind hier eher kleiner und können besser agieren, wenn sie räumlich zusammenarbeiten. Die Verantwortung liegt hier viel bei jedem einzelnen, so dass Hierarchien eher flach sind.

 

Hybrid

Hybride Methoden vereinen das Beste von beiden Methoden. So lassen sich beispielsweise die Anforderungsanalyse und -beschreibung nach der Wasserfall-Methode organisieren. In der Implementierungsphase kann der Projektleiter auf agile Methoden zurückgreifen. Die Kombination beider Vorgehensweisen setzt auf agile Werte und Prinzipien, nutzt aber die klassischen Strukturen, weil sie für die meisten Organisationen einen Mehrwert stiften, der nicht nur die Effizienz sicherstellt, sondern auch die Motivation der Projektmitglieder steigert. Wird ein professioneller Projektmanager eingesetzt, lassen sich auf diese Weise Projekte sicherlich am besten umsetzen. Die Arbeit ist remote, also aus dem Homeoffice möglich, bedarf allerdings grundsätzlich ein paar anderer Spielregeln, z.B. in der Kommunikation.

 

Welche Besonderheiten hat ein digital gesteuertes Projekt?

Planung

Ein Projekt erfolgreich umzusetzen, bedarf einer sehr guten Planung. Wird ein Projekt virtuell geleitet und kennen sich die Projektteilnehmer evtl. vorab noch nicht, sind etwas mehr Aufwendungen am Anfang nötig.

Projekte remote zu steuern und abzuarbeiten, ist eine Herausforderung, die nur bei guter Organisation und professioneller Steuerung gelingen kann. Sind Unternehmen allerdings zu dieser Arbeit bereit, lassen sich auch viele Vorteile beobachten. Die Flexibilität und den Freiraum eines jeden in Arbeitsort und Zeit ermöglichen eine effektivere Bearbeitung und eine hohe Zufriedenheit in der Projektmannschaft.

 

Organisation

Die Arbeitsorganisation, also die zeitliche Planung, das Aufsetzen von Spielregeln, die regelmäßigen gemeinsamen Abstimmungen und das Finden der richtigen Arbeits-Tools geben einem virtuellen Projektteam den Arbeitsrahmen.

Die vielen kleinen persönlichen Randgespräche und Abstimmungen entfallen, wenn jedes Projektmitglied an einem anderen Ort arbeitet. Daher braucht es neue Regeln, die z.B. auch virtuell kleinen Gesprächen am Rande Raum und Zeit geben. Kleine gewollte Smalltalks zu Beginn einer Video-Abstimmung, klare Regeln zu Abstimmungszeiten, sowie Chat-Funktionen helfen, die Kommunikation zwischen den Projektteilnehmern trotzdem ausreichend zuzulassen. Sollte der Projektmanager oder auch einzelne Projektteilnehmer Mißstimmungen spüren, sind schnelle persönliche Gespräche unabdingbar, denn virtuelle Zusammenarbeit kann auch schneller zu Mißverständnissen führen.

 

Tools

Tools wie z.B. Asana oder Microsoft Planner ermöglichen eine reibungslose Projektsteuerung, lassen den Projektfortschritt erkennen und die Ressourcen gut steuern. Kommunikation in Chats wie z.B. Slack oder Microfsoft Chats sind ein Ersatz für das direkte Gespräch und dosieren auf der andren Seite die Nutzung von eMails. Auch ein direktes Telefonat oder Videotelefonat (mögliche Tools: Meet oder Microsoft Teams) geben dem virtuellen Projektteam genügend persönlichen Raum zum Austausch. Zusätzlich helfen Zeitaufschreibungen und eine gute Terminplanung sowie der Einsatz von Cloudlösungen, für die gemeinsame Nutzung von Daten.

 

Teamzusammenkünfte

Wer es möglich machen kann, lässt Projektteams zu Beginn und dann in regelmäßigen Abständen real zusammenkommen. Da das im Moment eher schwieriger ist, müssen ausreichend gemeinsame regelmäßige Videotelefonate eingeplant werden. Sie sollten bereits zu Beginn des Projektes klar festgelegt und für alle zeitlich geblockt werden.

Wer zukünftig auf diese Weise weiterarbeiten möchte, ergänzt seine virtuelle Projektsteuerung regelmäßig durch echte Teamevents.  Ein Teamevent kann den sonst virtuell Zusammenarbeitenden Raum für persönliche Gespräche geben und kanalisiert Austausch, der ansonsten eher unkontrolliert zwischendurch passiert und auch ablenken kann.

Können Teams, die sich vorab nicht kennen, sich nicht persönlich treffen, ist eine sehr gute Vorstellungsrunde am Anfang ein sehr wichtiger Baustein. Weiterhin sollten genügend Zeiten eingebaut werden, die der Einarbeitung und Anbindung neuer Mitglieder gewidmet sind.

 

Vertrauen

Wer bereits ein virtuelles Projektteam gesteuert hat, wird bemerkt haben, dass Vertrauen eine sehr große Rolle spielt. Wer hier gewillt ist, ein bisschen Vorschuss zu geben, wird feststellen, dass sich dies auszahlt. Sind Projektteammitglieder in vertrauensvolle Art und Weise in ein Projekt eingebunden, werden sie dieses in der Regel auch nicht verletzen. Ganz im Gegenteil zeigen sie sogar eine hohe Zuverlässigkeit und Loyalität.

Ausführliche Briefings und Feedbacks sowie regelmäßige Statusupdates helfen dabei, das Projektgeschehen im Überblick zu behalten.

Für die Arbeit in virtuellen Projektteams ist eine große Eigenverantwortung bei jedem Einzelnen sehr wichtig.

 

Fazit

Egal ob Start-up, Familienunternehmen, Konzern oder auch privates Projekt, je nach Größenordnung und Fragestellung gibt es die passende auch remote umzusetzende Projektmanagementmethode. Wichtig ist, die richtige Methode zu finden und sich mit dieser ausreichend auseinanderzusetzen. Ein digitales Projekt bringt ein paar neue Herausforderungen mit sich und vielleicht lässt sich mit kleineren Projekten starten, um die Besonderheiten selbst zu erfahren und das Handling damit für sich auszuprobieren. Wichtig ist jedoch, eine offene Projektmanagementpersönlichkeit darzustellen, die ihren Projektprozess kennt, sehr gut aufsetzt und alle Teammitglieder vertrauensvoll, offen und fundiert einbindet. Digitales Projektmanagement ist nachhaltig, spannend, ressourcenschonend und motivierend. Wer in der Umsetzung Unterstützung benötigt, kann sich jederzeit gern an uns wenden.     

 

Quellen:

Wikimedia Foundation Inc.

Axonic Informationssysteme GmbH

wegewerk GmbH

The Digital Project Manager

Friendventure GmbH

 

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