Herausforderungen bei der Rückkehr in den Büroalltag richtig angehen
Die Home Office-Pflicht wurde von der Bundesregierung zum 01. Juli aufgehoben. Nun brauchen Unternehmen neue Arbeitsmodelle, doch wie kann dieser Übergang gut gelingen und worauf sollten Unternehmer und Führungskräfte achten.
1. Die Ausgangssituation
Schauen wir zurück auf die letzten 2 Jahre, so hat sich die Arbeitswelt völlig verändert. Zu Beginn der Coronakrise hatten die Führungskräfte die Aufgabe, die Sicherheit ihrer Mitarbeiter in den Vordergrund zu stellen und die Bedürfnisse und Präferenzen des Einzelnen und der Teams in Einklang zu bringen, während gleichzeitig die Abläufe so effektiv wie möglich gestaltet werden sollten.
Wer remote work für seine Teams einführen konnte, bewies Flexibilität und Anpassungsfähigkeit und ist heute deutlich digitaler aufgestellt. Die Unternehmen experimentierten und versuchten sich der neuen Situation bestmöglich anzupassen. Für viele Unternehmen hat sich bis heute die Arbeit im Homeoffice sogar so gut entwickelt, dass sie auch in Zukunft ihren Mitarbeitern das Homeoffice als Standardoption anbieten möchten. Ein Großteil der Unternehmen kann sich dagegen eher eine Mischung aus Home-und Office Work vorstellen, hier ist jede hybride Konstellation denkbar. Die Arbeitnehmer haben sich an die Vorteile des Home Office gewöhnt und wünschen sich zukünftig mindestens einen Tag in der Woche von zu Hause aus arbeiten zu können.
Es muss nun aus der einstigen Notfallphase eine neue Langfristplanung generiert werden. Die Home Office-Plicht ist seit 01.07.2021 aufgehoben und die Beschäftigten kehren allmählich wieder in die Büros zurück. Eines ist dabei jedoch klar, die neue Arbeitswelt wird nicht mehr der alten vor der Pandemie entsprechen.
Für Unternehmen ergeben sich viele neue Herausforderungen, denn Arbeitsmodelle, rechtliche Fragestellungen, Bürokapazitäten und -ausstattungen, vertragliche Regelungen, Teamarbeit und finanzielle Unterstützungen für die Büros zu Hause müssen ganz neu durchdacht und gestaltet werden.
2. Die Einflüsse unserer Arbeitsumgebung
Der finanzielle Anreiz für Firmen ist nun groß, ihre Bürokapazitäten drastisch zu senken und die Mitarbeiter mehr von zu Hause aus arbeiten zu lassen. Wird das aber wirklich am Ende wirtschaftlicher für die Unternehmen ausfallen? Für viele Firmen stellt sich in Verbindung mit dem neu auszugestaltenden Arbeitsmodell für die Mitarbeiter eine Frage: Wie beeinflusst das jeweilige Arbeitsmodell langfristig die Produktivität, das Kommunikationsverhalten und auch die Entwicklung von Innovationen?
Die Produktivität
Die Produktivität wird sehr stark davon beeinflusst, wie viele Außenreize auf die Mitarbeiter einwirken und wie gut auch der Arbeitsplatz im Home Office beschaffen ist. Haben wir zu Hause Ruhe und eine gute Arbeitsplatzsituation, mit ausreichend Licht, Technik und gesunder Sitzsituation, kann man auch zu Hause sehr produktiv arbeiten.
Es ist wichtig zu wissen, dass die idealen Bedingungen für die Produktivität nicht für alle gleich sind. Die einen haben gute Bedingungen zu Hause, die anderen wiederum nicht. Auf das Büroumfeld kann der Arbeitgeber Einfluss nehmen, auf die jeweiligen häuslichen Bürobedingungen hat er kaum Einfluss. So sind manche Menschen zu Hause produktiver, andere wiederum eher im Büro.
Die Kreativität
Bringt man körperliche Bewegung in seinen Arbeitstag, beginnt auch das kreative Denken. Bewegung und Denken gehen Hand in Hand.
Büros, die aufgrund ihres Aufbaus dazu anregen, sich während des Tages zu bewegen - vom Schreibtisch zum Konferenzraum, zur Küche und zur Kantine - haben den eingebauten Vorteil, dass sie diese kurzen Gehpausen fördern, die das Denken der Mitarbeiter spürbar beeinflussen. Arbeiten die Mitarbeiter zu Hause, ist diese unvermeidliche Bewegung oft geringer, weil die Räume kleiner und weniger abwechslungsreich gestaltet sind.
Zu Hause wechselt man für verschiedene Arbeiten nicht die Räumlichkeiten, für z.B. Meetings oder vertrauliche Gespräche. In großen Unternehmen sind Räume oft professionell gestaltet, um genau der Kreativität seiner Mitarbeiter auf die Sprünge zu helfen, das lässt sich für die häuslichen Rahmenbedingungen vom Arbeitgeber ebenfalls nicht beeinflussen.
Die Kommunikation
Kommunikation ist ein sehr wichtiger Aspekt, der die Identifikation mit einem Unternehmen fördert, zum Wissensaustausch beiträgt, motiviert, neue Mitarbeiter viel leichter onboardet und Probleme auch schneller aus der Welt schaffen kann. Sind Teams räumlich getrennt, fällt der Austausch weniger zufällig, spontan und informell aus. Das kann der Zusammenarbeit schaden.
Die Kommunikation aus dem häuslichen Büro heraus muss daher sehr viel besser geplant werden. Auch finden sich Lösungen in der richtigen Ausrüstung und den richtigen Werkzeugen, in der Festlegung neuer Normen und in der Frage, wie die persönliche Kommunikation gestaltet werden kann, wenn man sich eben nicht täglich persönlich sieht.
Die Zukunft wird sicherlich einen Raum brauchen, in dem Menschen wieder persönlich zusammenkommen, um z. B. gemeinsames Brainstorming, zwanglose Gespräche, die zu Problemlösungen führen, oder das Knüpfen neuer Verbindungen zwischen Teammitgliedern oder anderen Mitgliedern der Gemeinschaft in einem gemeinsamen Arbeitsbereich zu ermöglichen.
Physische Räume werden auch vor allem benötigt, um in Teams wieder schneller, zufriedener und intelligenter zu arbeiten. Ohne das Zwischenmenschliche leiden Arbeitsmoral, Leistungsstärke und Kreativität auf Dauer.
3. Der richtige Weg in diese neue Arbeitswelt
Völlig ohne Präsenz in den Büros geht es also auf Dauer nicht. Die Mitarbeiter kehren allerdings mit veränderten Einstellungen und Erwartungen zurück in die Büros. Ihre Sicht und vielleicht auch der Arbeitsstil haben sich verändert. Lernen sich Mitarbeiter nicht sogar auch wieder neu kennen? Sind neue Mitarbeiter im Unternehmen, sind sich die Menschen vielleicht noch gar nicht vertraut. Das gegenseitige Kennenlernen ist wichtig. Vor allem auf der persönlichen Ebene. Braucht es jetzt nicht sogar ein neues gegenseitiges Rollenverständnis und eine neue gemeinsame Definition von Zielen
Egal, welche Arbeitsmodelle sich in den einzelnen Unternehmen auf Dauer durchsetzen, Führungskräfte und Unternehmer sind nun gefragt, Abläufe, Regeln und Kommunikationsrituale neu zu definieren. Auf der einen Seite in der Frequenz und aber vor allem in der Art und Weise des zukünftigen Austausches.
Wir stehen vor neuen Chancen und es wird kein zurück in die alten Arbeitsmodelle geben. Für Mitarbeiter wird das Home Office auf Dauer nicht mehr wegzudenken sein und die Attraktivität eines Arbeitgebers bestimmen. Auf der anderen Seite brauchen Menschen eine Präsenzkultur, die neben der Flexibilität auch einen Rückzugsraum aus dem Home Office anbietet.
Systematisch und mit den richtigen Werkzeugen kann sich die Präsenzkultur und die digitale Kultur zu einer hybriden Unternehmenskultur entwickeln lassen, die vor allem wirtschaftlich erfolgreich bleibt.
In den Unternehmen sollten folgende Fragen diskutiert werden:
- Wie wollen wir die Präsenzkultur zukünftig gestalten?
- Wie können wir unsere digitale Unternehmenskultur fördern?
- Wie verbinden wir beide Formen zu einem harmonischen, gut funktionierenden Gesamtmodell?
Daraus sollte eine gemeinsame individuelle Leitkultur entwickelt werden. Sie hängt von vielen Faktoren ab, u.a. der Arbeit an sich, der gemachten Erfahrungen aus der Lockdown-Phase, sicherlich auch aus den gemachten Erfahrungen der Mitarbeiter und am Ende aus den Zielen des Unternehmens.
4. Fazit
Wir stehen vor neuen Herausforderungen, die es gilt, rechtzeitig in die richtigen Bahnen zu lenken. Die Arbeitswelt hat sich, mit den neuen Möglichkeiten, verändert und das birgt viele neue Chancen. Unternehmern und Führungskräften sollte es wichtig sein, hier eine neue Leitkultur einzuführen und den Mitarbeitern den Wiedereinstieg in den Büroalltag zu erleichtern. Den Führungskräften kann man nur raten, feinfühlig und sensibel an die neue Situation zu gehen. Es sollte Raum für den Erfahrungsaustausch geben, also reden Sie auch mit den Teammitgliedern über die zurückliegende Zeit im Home Office und erarbeiten Sie gemeinsam einen guten Übergang zu einer neuen hybriden Arbeitskultur. Schaffen Sie ein für Ihr Unternehmen gesundes Maß an Regeln und Freiräumen und definieren Sie gemeinsam die Zusammenarbeit, für die nun vor uns liegende Zeit. Die Motivation der Mitarbeiter und die Verfolgung Ihrer Unternehmensziele sollten dabei stets im Fokus stehen.
Quellen:
b-wise GmbH
Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH
hrmbooks.ch